Il y a une question qui revient souvent lors de nos formations à propos du multitâche : « Comment on fait pour l’arrêter ? ».

Voici donc quelques trucs et astuces réellement mis en place par nos clients pour l’arrêter ou le ralentir fortement.

Première chose, rappelons que le multitâche consiste à démarrer une tâche, la stopper sans l’avoir terminée, en démarrer une autre, et ainsi de suite.

La perversité de la pratique est la suivante : vous êtes atteint du syndrome Jean-Claude Dusse. Tout est engagé, mais vous n’arrivez jamais à conclure. Comment faire ?

Proposition N°1 : Traitez différemment votre To-Do List

• Prenez la liste des tâches que vous avez en cours.
• Marquez les tâches où il vous manque un élément pour finir.
• Demandez les éléments manquants.
• En attendant les réponses, travaillez sur les tâches où vous avez tous les éléments, en commençant par les plus rapides/faciles à faire.

En général, l’effet observé est que vous avez l’impression d’être plus efficace, puisque vous terminez des choses plus vites. Certes les tâches terminées sont plus simples, mais elles vous laisseront de la capacité intellectuelle pour vous concentrer sur les plus compliquées.

Proposition N°2 : Isolez-vous !!

• Réalisez la proposition N°1
• Lorsque vous avez identifié les tâches sur lesquelles vous avez besoin de vous concentrer :
  • Réservez-vous un créneau de travail dans votre calendrier.
  • Coupez votre boîte mail pour 2h.
  • Mettez vos téléphones en silencieux.
  • Fermez la porte de votre bureau (si vous êtes en open space, réservez une salle de réunion).

En général, l’effet observé est que vous pouvez vous concentrer intellectuellement sur une tâche en particulier et la réaliser dans de bonnes conditions. Par ailleurs, si vous réalisez les tâches faciles mentionnées dans la proposition N°1, vous observerez que vous aurez encore augmenté votre efficacité.

Proposition N°3 : Utilisez un management visuel adapté

Affichez dans votre bureau, ou grâce à un outil informatique adapté, un Kanban Board. Il s’agit d’un tableau séparé en 3 colonnes : les tâches prêtes à démarrer, celles en cours et celles qui sont closes. Le fonctionnement impose de fixer une limite de tâches en cours (on parle ici des tâches nécessitant de la réflexion).

Lorsque vous avez fixé le niveau d’en cours, vous sélectionnez la ou les tâches sur laquelle vous vous autorisez à avoir un point de focus. Lorsque cette tâche est terminée, elle atterrit dans la partie close du fichier ; vous pouvez alors prendre une tâche prête à démarrer et la mettre dans la colonne en cours.

Et vous... quelles sont vos astuces pour réduire le multitâche ?